От годишното до ежедневното планиране

В началото на 2016 за първи път си поставих наистина конкретни цели, които успях да изпълня на 80%. Резултатът е идеален – показва, че не съм се целила твърде ниско, че има още накъде да се върви и че все пак съм положила сериозни усилия. Този път реших да надградя процеса и вдъхновена от примера, който създадохме с Enhancv, си направих борд в Trello.

Start with Why

Това, което миналогодишните ми цели имаха, е конкретика – всяка цел е точно измерима и прогресът й може да се разбие в отделните тримесечия. Това, което започна в един момент да ми липсва, е отговорът на въпроса „Защо?“ Затова този път подхождам с версия базирана на модела OKR – objectives and key results.

Какво е OKR?

Подходът се използва при планиране от Google, Buffer и други големи компании. Базира се на два конкретни елемента – цели и ключови резултати.

OKR = objectives + key results

Гениалното в OKR за мен е, че дава много ясна връзка между цифровия измерител на успеха и причината този измерител да съществува. Твърде често си поставяме конкретни цели с нещо наум, а след това забравяме каква въобще е била причината тази цел да съществува. OKR избягва това като групира цифровите индикатори за успеха към голямата идея.

На практика

Промяната е малка, но достатъчно видима. Когато започвате да планирате годишните си цели, първо формулирайте Големите Неща. Обикновено те не са толкова конкретни и измерими, затова до момента аз съм ги пренабрегвала. Но вече липсата на конретика не е минус – те са достатъчно ясни и значими цели според OKR.

След това към всяка цел добавете 3-4 ключови резултата. Те вече трябва да са максимално конкретни, измерими и водещи ясно към постигането на целта. Ето директно сравнение на разликите:

ПРЕДИ съм си поставяла 15-20 разпиляни цели: „Медитирай всеки ден.“, „Тренирай поне 2 пъти седмично.“, „Виж поне 12 нови театрални постановки.“, „Снимай поне веднъж на месец.“

СЕГА си поставям 8 основни цели: „Балансирани занимания за ума и тялото“, „Повече срещи с изкуство“ и др. Те ми припомнят „Защо“-то, крайната цел. В тях вече групирам измеримата конкретика – в първата цел фигурират точни резултати за медитация, редовни тренировки, нов рекорд за тичане, а във втората са сложени посещения на театър, редовно писане, използване на фотоапарата по предназначение и т.н.

Ползите

Този подход ми допада по няколко причини:

• Имате по-малко неща, върху които трябва да се фокусирате: 15 отделни измерими цели срещу 8 основни OKR цели. Въпреки че с по 3-4 измерителя към всяка цел нетното количество е по-голямо от миналата година, на психологическо ниво нещата изглеждат много по-постижими.
• Не забравяте Защо: много лесно е след няколко месеца гоненето на цели да изглежда обвързано със самото гонене. С OKR лесно виждате смисъла, който стои над числата.
• Повече гъвкавост: англичаните казват There’s more than 1 way to skin a cat. Понякога се оказва, че подходът планиран в началото не е най-правилният. С OKR всичко се води от крайната цел – тогава е много по-лесно да промените изпълнението и без чувство на вина да замените един ключов резултат с друг.

Редовно „заземяване“

Истинската работа започва, след като веднъж си поставим целите. За мен продължава да е най-ефективно месечното поставяне на приоритети според годишните цели. Това не само ми припомня какво съм казала, че ще постигна в началото на годината – дава ми сигурост, че се движа към целта и не се отклонявам. Разбира се, в рамките на месец може да не се фокусирам върху някоя от целите. Но със сигурност това е съзнателно взето решение, а не забравена задача.

В началото на месеца преглеждам годишните цели и си поставям конкретни действия. Те фигурират както онлайн, така и в доверения ми тефтер.

Най-важните инструменти

Един от основните уроци на миналата година е, че за да следваш целите си, трябва да имаш правилните навици. А навици се създават лесно с правилните инструменти. Обичам да пиша на хартия, затова моят микс включва дигитални и аналогови елементи.

Trello за голямата картина

Годишните OKRs са описани в Trello. В процеса на планиране е най-лесно да направиш нещата онлайн, за да можеш свободно да триеш, разместваш и групираш цели. Друг плюс на Trello е визуалният елемент – снимките създават психологически shortcut, който е адски ценен. Разбила съм целите условно в две насоки – лични и професионални, въпреки че нещата често се смесват и днес няма ясна граница между двете. Причината по-скоро е да виждам на един екран почти всички цели – за това оптимално трябва да имате по 3 цели в списък. Ето как изглежда моят Trello-борд:

След списъците с годишните цели вече влизат месечните задачи. В началото на месеца преглеждам всички цели и залагам месечните задачи. Рядко влизам в борда след това, защото месечният план вече отива в други платформи.

Todoist за месечен план

Месечните задачи влизат в Todoist – любимият ми task management инструмент. Там лесно мога да кажа кога точно ще се случи нещо или да го прехвърля за друга дата, ако в момента не мога да му обърна внимание. Достатъчно съм говорила защо харесвам Todoist и как го ползвам.

Тук може би ви се явява въпросът „Защо дублираш месечните задачи на 2 места, не е ли двойна работа?“ Не е, ако познавате IFTTT – тогава можете автоматично да прехвърлите всяка нова задача в месечния списък от Trello директно в Todoist. Разбира се, ако ползвате само Trello за task management, това не е необходимо – но тъй като всички други текущи задачи менажирам в Todoist, на мен ми трябва.

Bullet Journal за всеки ден

Последната стъпка е седмичното и дневното планиране. За мен те се случват офлайн – с писане на хартия в bullet journal. В неделя преглеждам месечните приоритети и оформям задачите за седмицата. Всяка сутрин сядам и преглеждам задачите за съответния ден, срещите и всичко друго, което може да трябва да се свърши.

Най-добрата новина? Че минавайки обратно нагоре, мога да кажа без съмнение как днешният план отговаря на годишните цели – ако има задача, която не допринася към тях, тя просто не е толкова важна.

Както ви се харесва

Винаги правя това уточнение, когато говоря за продуктивност – това, че нещо работи за един човек, не значи, че ще работи за вас. А и може да има много хакове за продуктивност, които още не съм открила. Ако имате такива, споделете ги в коментарите. А ако тествате някои от моите съвети, кажете дали работят за вас.

Постът От годишното до ежедневното планиране е публикуван в Васи ли?!.

Прочети цялата новина http://vasvalch.com/yearly-goals/

Свързани новини: