Бил Гейтс не си прави списък със задачи

Смятате ли, че милиардери като Бил Гейтс и Ричард Брансън си правят списъци с нещата, които трябва да свършат за деня, като пишат А1, А2, Б1, Б2, В1 и т.н.?

Оказва се, че никой от тях не използва подобна тактика, за да планира деня си. Списъкът със задачите по-скоро затруднява, вместо да улеснява ежедневието, установи проучване на сп. “Форбс”.

Журналистът Кевин Круз интервюирал в продължение на няколко години над 200 милиардери, олимпийци, предприемачи и именити студенти, завършили блестящо най-престижните американски университети. Изследването му било на тема организация и продуктивност. Круз молел събеседниците си да дадат съвет как най-добре човек може да организира времето си, за да постигне отлични резултати. Нито един от тях не споделил да си прави списък с “нещата, които трябва да направя”.

Три са големите проблеми, които създава този списък:

1. Не планира времето

Когато имаме дълъг списък със задачи, които трябва да свършим, обикновено гледаме да приключим с тези, които могат да бъдат отметнати за по няколко минути, като оставяме по-трудоемките несвършени. 41% от нещата, включени в подобни списъци, никога не се реализират, установи изследване на компанията iDoneThis

2. Не степенува

нещата

Подобен списък никога не прави разлика между спешните задачи и наистина важните за нас неща. А нашият импулс винаги е да свършим първо спешните, като по този начин отмятаме какви ли не дреболии. Например не сте ли закъснели доста, за да си направите поредната мамография или колоноскопия?

3. Засилва стреса

Списъкът усилва още повече стреса ви. В психологията този феномен е известен като Ефект на Зайгарник. Несвършените задачи засилват натрапчивите и неконтролируеми мисли. Затова не е учудващо, че се чувстваме толкова претоварени със задачи през деня, а през нощта не можем да заспим.

В своите проучвания Кевън Круз стигал непрекъснато до един и същи извод - ултрапродуктивните хора не работят по списък с ангажименти, а живеят и се съобразяват с календара си по дни и часове с най-важните задачи, който сами си съставят предварително.

Шанън Милър е спечелила 7 олимпийски медала в периода 1992 - 1996 г. с отбора на САЩ по гимнастика. Днес тя е доста ангажиран предприемач, а вече и автор на книгата “Не е въпросът да си перфектен”, пише сп. “Форбс”. По време на интервюто ѝ с Кевън Круз Шанън Милър разказва, че докато тренирала активно, трябвало да балансира много внимателно между времето за семейството, домашните задължения, следването, олимпийските тренировки, участието в различни публични мероприятия и какво ли още не, така че денят ѝ бил ангажиран изцяло. “Бях принудена да отсявам нещата според приоритетите си... И до днес продължавам да си правя план за деня, разграфен почти минута по минута”, споделя Шанън.

“Форбс” представя и Дейв Керпън, съосновател на 2 нови компании и успешен писател, посочен от “Ню Йорк таймс” в групата на най-добре продаваните. Той е и автор на бизнесблог. Ето какво споделя той: “Просто включвам всичко, което трябва, в програмата ми за деня. Това е. Всичко се планира ден по ден. 30 минути за социалните мрежи - в програмата. 45 минути за сортиране на имейлите - в програмата. Да разговарям с моя виртуален екип - в програмата... Ако не е в програмата ми за деня, няма да го свърша”, разказва той.

Има няколко ключови схващания как да организирате деня си с помощта на календар вместо по списък “Задачи за вършене”.

1. В календара си задайте време на

всяко събитие по 15 минути

Ако изпозвате Google Calendar или календар на Outlook, най-вероятно, като му зададете ново събитие, той автоматично ще го програмира за 30 или даже за 60 минути. Ултрапродуктивните хора обаче хабят само толкова време, колкото е необходимо за всяка задача. Така например изпълнителният директор на Yahoo Мариса Майер е известна с това, че провежда с колегите си срещи, кито продължават не повече от 5 минути. Ако сте програмирали поначало срещи за не повече от 15 минути, ще установите, че може да изпълните много повече задачи през деня.

2. Не действайте хаотично, а

ангажирайте

времето си първо

с важните неща

Не допускайте да пълните календара с всякакви срещи, които ви поискат. Първо трябва да изчистите кои са приоритетите в живота и кариерата ви и да запазите определено време в календара си всеки ден за тях. Това може например да включва по 2 часа всяка сутрин, в които да работите по стратегически план, поръчан от вашия шеф. Календарът ви обаче трябва да включва и блокове от време за физически упражнения, лични срещи и други важни неща, които са свързани с ценностите във вашия живот.

3. Направете

график по време за

всички ангажименти

Вместо да си проверявате имейла на всеки няколко минути, отделете време на 3 пъти през деня, за да го правите. Вместо да си записвате “Трябва да се обадя на сестра си” във вашия списък с неща за вършене, просто го заложете в календара си за деня. А още по-добре - определете си всеки следобед известен период от време, в който да може да връщате обаждания на различни хора.

Това, което е влязло в програмата ви за деня, ще бъде свършено действително, всичко останало са само пожелания, показва програмата на успелите предприемачи. Със сигурност така стресът ви ще бъде много по-малък. 

Четката за зъби и писането на книга - в различни програми

Ако все пак не сте привърженик на календарите, а предпочитате да си направите списък, тв продуцентката и известна авторка Паула Рицо дава важни съвети как да направите това успешно:

- Не смесвайте списъците

Направете си отделни списъци за различните сфери от живота. Така например, ако имате нужда от нова четка за зъби, запишете го в един списък, а пък ако искате да напишете книга - в друг.

- Слагайте списъка на определено място

Създайте си система и я спазвайте. Списъците ви вкъщи и в работата трябва да стоят винаги на едно и също място, за да ги откривате лесно и да няма хаос.

- Не правете безкрайни списъци

Не изброявайте прекалено много неща. Решете кое е важното за вас и сложете в списъка толкова неща, колкото смятата, че ще имате време да реализирате през деня.

- Освободете се от задачи, които не са ваши

Помислете кои неща или задачи могат да бъдат свършени успешно от някой друг. Така ще си освободите време за нещата, които са истински важни за вас.

- Редактирайте списъка

Ако подредбата на нещата в списъка ви притеснява по някакъв начин, преработете го, за да стане по-контретен. Определете задачите си само за следващия ден - час по час или пък проект по проект, като включите крайните срокове. Преценете коя техника е най-подходящата за вас. Важното е да се опитате и да си дадете поне 5 дни, преди да се откажете от тази система и да пробвате друга.

Свързани новини:

• И Видин обявява грипна епидемия
• Без безплатни бързи тестове за грип
• Приложение на „Майкрософт” ще ни предупреждава за сайтове с фалшиви новини
• Опозиционерът Хуан Гуайдо се обяви за временен президент на Венецуела
• Жената, нападнала медик в Горна Оряховица, е с повдигнато обвинение
• Руската ВТБ: Заложници сме на нарастващ конфликт между Тръмп и Конгреса
• Ивелин Попов се настани в хотела на "Ростов" в Доха, ще подписва

• Алберт Попов спечели втория слалом за ФИС
• Паредес се отдалечава от ПСЖ
• Прекратиха търсенето на самолета със Сала поне за днес
• Погба носи тузарски костюм със своите инициали
• Зафиров: Цената на Неделев е висока
• Емери: Арсенал работи по трансфера на Суарес
• Зафиров: Неделев отхвърли ЦСКА и Лудогорец, търсим нападател и ляв бранител